Google skjöl eru ótrúlega þægileg en ábyrgðarlaus deiling tengla getur afhjúpað skjöl sem kunna að hafa virst vera einkamál.
Margir hrósa Google skjöl fyrir fjölhæfni þess og ómetanlegan valkost til að deila skjali með tilteknu fólki, en þeir samnýtingarvalkostir og hvernig þeir eru notaðir geta opnað dyrnar fyrir einhverjum gífurlegum brotum á friðhelgi einkalífsins. Stundum er ógnvekjandi erfitt að nota internetið á faglegum vettvangi og forðast að treysta á þjónustu Google, en það eru leiðir til að nýta þessi tæki og vernda persónuupplýsingar samtímis.
Sérstakur eiginleiki Google er gagnlegur fyrir alla sem hafa aðgang að internetinu. Fyrirtækið styður fjársjóð ókeypis forrita fyrir allar vinnustofur, svo sem Gmail, Google töflureikna, Google Drive, Google kort og auðvitað Google skjöl. Öll þessi verkfæri bjóða upp á glæsilega samnýtingarmöguleika sem gera notendum kleift að deila gögnum og vinna saman að verkefnum og sum eru jafnvel skemmtileg í notkun.
Haltu áfram að fletta til að halda áfram að lesa Smelltu á hnappinn hér að neðan til að hefja þessa grein í fljótu yfirliti.
Því miður framleiðir stærsta áhættan að nýta sér þessa samnýtingarmöguleika. Í Google skjölum er auðveldasta aðferðin til að deila krækjum að kveikja á krækjadeilingu til að framleiða einstaka slóð fyrir skjalið og senda krækjuna til samstarfsmanns. Þó að bein aðgerð að senda hlekkjamann til manns er tiltölulega örugg, ef það skjal hefur einhverja hlekki sem fara út á aðrar vefsíður, þá smellir þú á hlekkina fyrri slóðina (sú sem var stofnað til að deila skjalinu sjálfu) til skrá nýrrar síðu. Það er ekki í eðli sínu ógeðfelld venja - það er bara lítt þekktur hluti af því hvernig internetið virkar.
Hvernig á að viðhalda friðhelgi einkalífsins þegar þú sendir Google skjöl
Ein auðveldasta og áhrifaríkasta leiðin til að deila Google skjölum á öruggan hátt er að deila því með tilteknu fólki. Það eru nokkrar leiðir til að ná þessu. Hraðasta leiðin er að halda að slökkt sé á deilingu hlekkja og í staðinn að velja „Sérstakir einstaklingar“ í valkostum fyrir samnýtingu hlekkja. Þetta krefst þess að hinn aðilinn skrái sig inn á Google reikning, en ef starfið þýðir senda viðkvæmar upplýsingar í skjali er það líklega þess virði að auka skrefið. Ef skráin inniheldur tengla og notandinn smellir á þá mun slóðin samt segja öðrum vefsíðum hvar notandinn var þegar hann smellti á hlekkinn, en það leyfir þeim vefsvæðum ekki að lesa skjalið sjálft þar sem valkostir fyrir deilingu tengla hafa verið stilltir til að takmarka aðgang að aðeins tilteknu fólki sem valið er.
Annar möguleiki er að nýta Google hópa. Þessi leið krefst þess einnig að allir hlutaðeigandi skrái sig inn með Google reikningi, en í skiptum skapar það lista yfir fólk sem hægt er að deila eingöngu með. Þetta er frábær kostur ef starfið krefst þess að oft sé deilt skjölum með stórum hópi fólks. Hver hópur mun hafa sitt eigið '@googlegroups' netfang, svo að í stað þess að setja inn netfang tiltekins aðila þegar hann velur hvar á að deila skjali, notaðu bara netpóstinn. Það er góð hugmynd að fylgjast með meðlimum hópsins til að viðhalda meðvitund um hver hefur aðgang að deiliskrárunum og auðvelt er að fjarlægja fólk sem er ekki lengur hluti af verkefninu.
Að lokum, eins og venjulega þegar samskipti eiga sér stað á netinu, hefurðu í huga persónuverndarstillingar þegar miðlun upplýsinga er lykilatriði. Með snjallri notkun deiliskipta, Google skjöl getur verið bæði öruggt og öruggt.